基本信息录入概述
在进行系统初始数据建立之前，需要对“库存商品”、“往来单位”、“内部职员”、“存货仓库”、“部门信息”、“银行账户”、“地区”等内容搭建一个基本的框架。例如：可以先建立商品的目录，而不论仓库是否有库存，此后对商品的选取可直接在建立的商品库中“选出来”，不必像手工账一样重复地抄写。
◆ 基本信息多级分类的概念
如果您是一家零售商，您很可能将您的商品按一定的属性进行分类管理，如果您是批发商或是供货商或开有分店，您可能会将您的客户按地区或其它进行分类，“多级分类”正是基于这一现实模式而创建的。
举例 库存商品有“硬件产品”、“软件产品”、“图书产品”、“其它产品”等类，然后对“硬件产品”再分类，分“电脑产品”、“打印产品”等，然后再在“电脑产品”下分别录入“联想电脑”、“方正电脑”等信息，从而进行分类管理。
添加：则表示打开一张没有任何信息的商品录入窗口添加新的基本信息；
添加基本信息可以根据鼠标位置添加到鼠标所在行的下一行指定位置。
修改：即对选中的基本信息进行修改；有些信息我们是不能修改的，比如已经开账后的往来单位期初应收应付；已经被过账单据使用过的库存商品的成本算法等。
删除：即对选中的基本信息进行删除。 是否允许删除参见后面的说明。
分类：对不曾使用过的商品信息进行分类处理，即将不曾使用过的商品信息设置为商品类，并在其下添加新的商品信息。
查询：即穿透式查询，不仅可以查询表格中的，也可以查询类下的信息，并且可以将查询出来的信息进行修改处理。
停用：默认情况下是使用。商品一旦停用，在业务单据中将不能再录入该商品。但查询统计不受影响。
搬移至：即可以通过该操作将基本信息搬移到某个指定目标下做为该目标的下级明细。
上移：即将某行信息与其上一行号信息交换顺序，从而进行手动调整顺序；与下移、保存配套使用，不保存的话，手动调序没有意义。
下移：即将某行信息与其下一行号信息交换顺序，从而进行手动调整顺序；
排序保存：即对手动调整顺序或通过列表头排序后的结果进行保存，便于下次进入时看到的还是上次调整过的顺序；
◆ 分级说明
如上所述，以同样方法，库存商品、往来单位、存货仓库、内部职员依次可以进行再往下分类，最多分五级；固定资产、收入费用、银行帐户基本信息系统允许进行3级分类；地区和部门信息不允许分类；每级分类允许99万条记录。
分类管理，将提高你的管理效率，方便查找与统计，为了你今后的管理，你一定要仔细考虑你的分类方法，不可随意处理。对于往来单位，你可以按照供销关系分供应商、经销商、客户和其它单位；对于库存商品，你可以按照商品属性分电器、食品、图书、服装之类。当然，具体怎么分类，将根据你的管理需要来处理。
注意: 1）.为提高查询效率,建议你的第一级基本信息不超过20个.
2）.在线进销存G5 最多允许录入12000条商品基本信息.
◆ 基本信息的删除
基本信息的删除与修改是有一定控制的。如果某末级基本信息已经有数量金额并且已经开账，则此基本信息不能再进行分类，也不能进行删除。只有在下一年度期初才可以进行调整。
比如，已经分类的信息，类是不允许删除的，必须把类下信息全部删除后，类才能删除；已经有期初或被其它单据使用的仓库、商品、单位是不允许删除的；已经被设置为操作员的职员是不允许删除的。这些都需要我们注意。
◆ 基本信息的新增
1、操作员（除管理员外）只能对自己有全部权限的类进行添加操作
２、操作员在自己有权限的类下添加的信息，除操作员有权限外，与操作员一样有该类信息权限的操作员也自动有操作权限
３、操作员对自己有权限的信息进行分类后，该类下所有信息都有操作权限，并且，分类前也有该信息的其它操作员也同样自动拥有该类下所有信息权限。
◆商品条码：G5支持扫描枪输入，你只需在基本信息中输入该商品的条码信息，录单时在条码处使用扫描枪即可跳出该商品；
◆编号递增：选择此后，保存当前信息，下一信息的编号将在当前信息编号基础上补1或加1生成新的编号。如当前编号为A，则保存后下一信息编号为A1；如果当前信息编号为A010，则下一信息编号为A011。
◆辅助信息：
1、单位关系：单位关系是指基本单位和辅助单位间的换算比例，数量关系是基本单位量=单位关系*辅助单位量；比如，某商品基本单位是个，辅助单位是件，单位关系是20，则有(1件)*(20个/件)=(20个)
2、建议基本单位采用最小计量单位,辅助单位为大单位.
3、预设售价：预设售价主要是用于录销售单时自动跳出售价，您也可以在辅助功能－物价管理中录入或修改；
4、最多支持三个计量单位；
5、不同计量单位有自己的价格体系，录单时选择不同单位自动带出对应单价，价格跟踪时也会针对不同计量单位进行价格跟踪记录；
6、有自己的条码。在录商品时，录入对应的条码，就带出对应的商品的计量单位。
◆往来单位基本信息中的换货天数和换货比例
换货天数：即与该单位进行的供销业务，在多少天内允许换货；
换货比例：即在换货期限内，与该单位发生的的供销业务额，允许退货的最大比例。
换货示例：某单位换货期限为10天，换货比例为10%，这10天里总销售为1000元，如果此间没有进行任何换货业务，则此次允许退货的最高金额为1000＊10%＝100元。如果此前已经换货50元，则此次最高允许换货就应该变成100－50＝50元。对于进货换货，则以进货单和进货退货单为金额计算。对于销售换货，则以销售单和销售退货单为计算依据。
◆ 基本信息批量导入
为了方便用户将大量的外部基本信息数据导入我们的在线进销存系统，我们提供了基本信息批量导入功能，用户自需要按我们提供的excel模板整理好基本信息，就可以轻松完善基本信息数据导入。
◆ 其它注意事项
库存商品的基本信息中，不能有两个商品全名与编号全部相同，系统以全名和编号共同来确定一个具体的商品。
系统不允许编号相同。
扫描枪的使用：在录入基本信息时，可以通过扫描枪来录入条码。扫描枪的使用与键盘类似，在需要录入条码的地方可以使用扫描枪录入数据。
在建立完基本信息之后，就可以进入“期初建账”了。